Una guida per principianti alla pianificazione dei viaggi d'affari (2023)

Pianificare un viaggio d'affari non è un picnic.

C'è molto da fare. Se hai appena iniziato in una posizione che richiede di viaggiare, allora potresti provare a mettere tutto insieme in un modo sensato.

Ricorda cosa dicono:

Non riuscire a pianificare significa pianificare di fallire.

Questa mancanza di un piano potrebbe portare a casi imbarazzanti, frustranti o addirittura disastrosi. Questi risultati potrebbero costare denaro alla tua azienda e, a livello personale, quella promozione che speravi.

Ma il rovescio della medaglia...

La pianificazione può aprire enormi porte di opportunità, metterti in una posizione fantastica per goderti il ​​viaggio e aiutarti a sfruttare al massimo il tuo tempo sul campo.

In questo post imparerai tutto ciò che devi sapere per iniziare a pianificare ed eseguire l'organizzazione di viaggi di lavoro.

Immergiamoci e iniziamo.

Prepara un itinerario essenziale

L'"itinerario essenziale" sarà la prima versione del tuo itinerario e includerà solo le informazioni di viaggio più importanti. Ad esempio, le date, gli orari e i luoghi delle tue riunioni, la convention a cui prevedi di partecipare, ecc.

Avrai bisogno di queste informazioni disposte e organizzate per organizzare il viaggio su biglietti aerei, noleggio auto, alloggio e altro.

Aiuta a scrivere queste date e orari per darti una solida base e un punto di partenza per fare il resto dei tuoi piani di viaggio.

Prendere accordi di viaggio

Il passo successivo è deciderecome viaggerai.

Come regola generale, ci sono sette passaggi per questo processo.

1. Rivedi la politica del budget di viaggio della tua azienda

Comprendere la tua aziendapolitiche di viaggio aziendalisia per i viaggi nazionali che internazionali ti aiuterà a determinare le regole di base del budget su cui costruire il tuopiani di viaggio d'affari.

2. Trova le migliori offerte su voli, noleggio auto, alloggi, ecc.

Questo passaggio riguarda la ricerca.

Dedica un po' di tempo alla ricerca di diverse opzioni per i biglietti aerei, le prenotazioni alberghiere e il trasporto via terra per il tuo viaggio.

Usa un servizio comeMotore dell'hotelper trovare i migliori prezzi sugli alloggi.

Molte compagnie aeree offrono opzioni di noleggio auto sui loro siti. Ciò significa che puoi ottenere preventivi e prenotare il tuo trasporto nello stesso momento in cui acquisti i biglietti aerei.

Vedi se riesci a risparmiare denaro con punti di viaggio, miglia frequent flyer, ecc. Hotel Engine in realtàti consente di fare un doppio tuffocon punti di viaggio e il loro fantastico programma di premi.

Scopri quanto costerà l'intero viaggio (approssimativamente) e fai un piano di gioco su come vuoi iniziare a prenotare il tuo itinerario di viaggio.

3. Cerca orari di volo convenienti

I tempi di percorrenza sono fondamentali, soprattutto se devi essere in determinati luoghi in determinati orari (cosa che accade quasi sempre quando viaggi per lavoro). Ma scoprirai anche che alcuni orari di volo sono molto più convenienti di altri.

Ad esempio, volare al mattino potrebbe richiedere il decollo qualche ora prima. Ma tenderai ad affrontare meno ritardi al mattino. Anche le ore pomeridiane sono convenienti per i voli, anche se tendono ad essere più costose dei voli mattutini.

4. Assicurati che gli orari dei voli lascino molto tempo per la tua attività

Assicurati di concedere molto tempo per gli affari quando prenoti i voli. Ad esempio, concedersi meno di un'ora per attraversare la città potrebbe non essere realistico.

In caso di dubbio, prenota un volo in anticipo per assicurarti di essere in anticipo o in orario per la tua riunione o convention. Ciò contribuirà a ridurre il margine di errore. Ti farà anche guadagnare una preziosa tranquillità e ridurre lo stress legato alla sequenza temporale.

5. Guarda i pacchetti di viaggio

A volte, se utilizzi un agente di viaggio o prenoti tramite un'agenzia di viaggi, puoi trovare pacchetti che forniranno migliori offerte di trasporto a costi inferiori.

Abbina questi risparmi ai soldi che risparmierai con Hotel Engine per ridurre davvero le spese di viaggio.

6. Trova prenotazioni di auto convenienti, convenienti e ben posizionate

Se hai bisogno di un'auto ma non riesci a trovare una buona opzione in un pacchetto con il tuo servizio di viaggio, dovrai prenotarlo tu stesso.

Rentalcars.comè un'ottima opzione per questo. Ma puoi anche dare un'occhiataInsegnamentoOZipcar.

La chiave qui è assicurarsi di prenotare un'auto al momento giusto, nel posto giusto, a un ottimo prezzo.

Gli autonoleggi possono davvero intaccare il budget di un viaggio d'affari. Potrebbe essere fondamentale per il tuo budget trovare le migliori offerte possibili. I prezzi del noleggio auto hanno effettivamentestato alle stelle— in parte a causa del boom del turismo post-pandemia e in parte perché la necessità di auto a noleggio è aumentata più del previsto.

Prenotare la tua auto in anticipo e/o cercare i migliori prezzi disponibili, comincerà a ripagare sempre di più man mano che i prezzi aumentano.

In alternativa, puoi anche cercare opzioni più economiche (autobus, metropolitana, treno, ecc.) che, sebbene forse meno convenienti, potrebbero essere più convenienti.

7. Finalizzare l'organizzazione del viaggio prenotando con largo anticipo

A questo punto, hai fatto la dovuta diligenza.

Hai cercato i prezzi, hai una buona idea di come prevedi di prenotare il tuo viaggio e probabilmente hai un piano piuttosto dettagliato in atto.

Ora è il momento di premere il grilletto e prenotare quelle prenotazioni di viaggio. Fallo con largo anticipo per assicurarti di bloccare quelle ottime tariffe e orari prima che siano già occupati/prenotati da altre persone.

Ciò è particolarmente importante nelintensa stagione turistica.

Detto questo, ci sono alcune altre cose che probabilmente devi sapere prima di tirare fuori la tua carta di credito aziendale e bloccare le tue prenotazioni.

Esaminiamo qualche dettaglio in più.

Prenota i tuoi alloggi

Ci sono alcuni passaggi aggiuntivi da rivedere e ripassare prima di fare il salto e fissare le date al momento della prenotazione degli alloggi. Ecco cinque consigli di viaggio per la prenotazione di alloggi per aiutarti a rimanere sull'obiettivo ed evitare il disastro.

1. Prenota un hotel geograficamente vicino a dove farai affari

Non vorrai fare il pendolare per un'ora per raggiungere il tuo incontro di lavoro al mattino, soprattutto subito dopo essere sceso da un volo la sera prima.

Quindi è sempre una buona idea assicurarsi di prenotare un alloggiovicino a dove dovrai essere. Questo è particolarmente importante da ricordare nelle grandi città. Pensaci: prenotare un hotel a nord di Houston potrebbe tradursi in un tragitto mattutino di due ore per raggiungere un indirizzo a sud-ovest di Houston.

2. Assicurati di confrontare le tariffe

Troverai spesso tariffe molto migliori utilizzando un servizio specializzato nella prenotazione di alloggi per viaggi d'affari.

Motore dell'hotelè perfetto per questo.

Gli hotel business prenotati tramite un servizio come Hotel Engine tendono ad essere più lenti e meno costosi durante i periodi e le stagioni di punta.

3. Assicurati di prenotare un hotel che offra i servizi adeguati

Vale sempre la pena ricontrollare e assicurarsi che qualsiasi opzione di alloggio offra servizi di base.

Il Wi-Fi è probabilmente il più importante.

Altri servizi importanti da controllare includono:

• Caffettiera
• Palestra
• Terme
• Frigo
• Microonde
• Servizio in camera
• tv
• Elementi essenziali per il bagno

4. Prenota solo con hotel o motel che offrono la cancellazione flessibile

Si spera che i tuoi piani di viaggio d'affari procedano senza intoppi o intoppi.

Ma nel caso in cui qualcosafavai di traverso, è sempre bello sapere che puoi cancellare senza incorrere in costi enormi o essere comunque bloccato con il conto dell'hotel.

Certo, questo di solito non è un problema. La maggior parte degli hotel e dei servizi di viaggio ti dà spazio per le cancellazioni prima del viaggio, per ogni evenienza.

Ma è sempre una buona idea controllare prima di prenotare.

5. Prenota gli alloggi con largo anticipo

Come per il noleggio auto e il biglietto aereo, vale la pena prenotare gli alloggi con largo anticipo.

La maggior parte degli esperti di viaggio concorda sul fatto che prenotare con circa un mese di anticipo sia la migliore regola empirica.

Altri dicono che l'idea migliore è iniziare a tenere d'occhio quelle sistemazioni per 40 giorni, osservando gli aumenti o le diminuzioni dei prezzi.

Se il prezzo inizia a salire:

Prenota subito.

Se il prezzo inizia a diminuire:

Lascia che la tendenza continui fino a circa 21 giorni o fino a quando il prezzo non risale di nuovo. Allora prenotalo.

Non dimenticare di tenere d'occhio la disponibilità delle camere

Dovresti anche andare avanti e prenotarlo se vedi che il numero dicamere disponibilista iniziando a ridursi a una sola cifra.

Crea un itinerario dettagliato

Ora che hai studiato il tuo piano e prenotato le tue prenotazioni, è il momento di arricchire il tuo itinerario. Disponi tutti i tuoi piani di viaggio e sincronizzali con le tue prenotazioni di viaggio e alloggio.

L'unica sfida qui è che tenere traccia di tutto a volte può essere una sfida.

Per conquistare questo compito, prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento comeTripItOGoogle Viaggi.

O puoicrea il tuo itinerarioutilizzando un semplice programma come Microsoft Excel.

Piano per il rimborso delle spese di viaggio

Sia che tu stia pianificando di dettagliare le singole ricevute o l'utilizzo giornaliero, sarà essenziale tenere traccia di ciò per cui stai spendendo denaro.

Questo ti aiuterà a ottenere un risarcimento per eventuali spese vive che potresti sostenere. Ma aiuterà anche l'azienda a ottenere gli sgravi fiscali che merita.

Inoltre, manterràentrambidall'incorrere in sanzioni per rimborsi spese di viaggio classificate dall'IRS come reddito imponibile.

Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento comeSpendeskOSpesoper aiutarti a tenere traccia delle entrate e registrare le spese. Questo software creerà note spese che aiuteranno te e l'azienda a tenere traccia di quanto costa il viaggio e dove vanno i soldi.

Metti in ordine i tuoi documenti di viaggio

Assicurati che tutti i tuoi documenti di viaggio necessari siano in ordine. Questo è un altro pezzo significativo del puzzle della preparazione per il tuo viaggio di lavoro.

Ecco alcune domande che dovresti porti con l'avvicinarsi dell'orario di partenza:

• • Avrai bisogno del tuo passaporto?
  • Come porterai i tuoi biglietti?
  • Avrai bisogno di un visto di viaggio?
  • Hai ottenuto una guida turistica aggiornata per la zona? In caso contrario, ne avrai bisogno?
  • Disponi di un documento d'identità con foto appropriato per facilitare le prenotazioni e il viaggio verso il luogo pianificato?
  • Hai il libretto delle vaccinazioni? (Questo potrebbe diventare sempre più importante in un mondo post-pandemia.)

Fai un elenco di ciò che dovrai portare

Prendere accordi formali per il tuo viaggio è parte integrante del processo.

Ma ricorda di non trascurare le cose che dovrai portare con te nel bagaglio, nel bagaglio a mano, nella ventiquattrore, ecc.

Mentre completi il ​​tuo itinerario, dovresti anche fare un elenco di cose che dovrai portare con te.

Ciò include gli oggetti personali di cui avrai bisogno per il viaggio, ma anche tutto ciò di cui avrai bisogno per condurre con successo la tua attività.

Ecco una breve lista di cose da considerare:

• Tavoletta
• Computer portatile
• Caricabatterie per tutti i dispositivi elettronici
• Presentazione Powerpoint
• Dispositivo hot spot wireless (se hai uno smartphone, spesso avrà un'impostazione hot spot che puoi usare!)
• Abbigliamento (uniformi, formale, business-casual, tempo libero, costumi da bagno, abbigliamento da viaggio, ecc.)
• Materiale promozionale
• Biglietti da visita
• Dispense
• Valigetta, borsa, borsa, ecc.
• Forniture per ufficio extra

Pianificazione di un viaggio prolungato

Se starai via per più di un paio di giorni o notti, assicurati di fare le valigie a sufficienza per durare l'intero viaggio.

Ciò potrebbe significare portare con te molte opzioni di abbigliamento / abbigliamento diverse.

Oppure, potresti voler pianificare di fare un po 'di lavanderia / lavaggio a secco sul posto.

Tutto dipenderà dal tuo programma, dalla durata del soggiorno e se sarà più conveniente viaggiare con più o meno bagagli.

È anche un'ottima idea condurre ricerche approfondite sull'area che visiterai se prevedi di rimanere per più di qualche giorno.

Questo può dirti dei servizi nelle vicinanze, dei lussi che puoi aspettarti e di ciò che potrestinonavere accesso durante il soggiorno.

Un'oncia di prevenzione vale una libbra di cura quando si tratta di pianificare lunghi viaggi.

Imparentato:9 cose da ricordare quando sei in viaggio per lavoro

Conclusione

Sembra molto a cui pensare, ma prendi le cose passo dopo passo e non puoi fallire.

Non resta che uscire e mettersi in viaggio.

Quindi fai i tuoi programmi, prenota i tuoi voli, non vedi l'ora di vivere l'avventura e, cosa più importante,goditi il ​​viaggio!

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